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DICAS PARA ORGANIZAR DOCUMENTOS

Autor: Textual Conteúdo
Publicado em: Mercado, Negócios e Empresas

DICAS PARA ORGANIZAR DOCUMENTOS

Organizar documentos nem sempre é um tarefa fácil, ainda mais se eles já tiverem alcançado um alto nível de desorganização. Como documentos fazem parte do nosso dia a dia, é fundamental deixá-los organizados, antes que isso interfira em nossos afazeres e tarefas, ainda mais se os documentos se acumularem, passando de uma pilha pequena para uma montanha. Uma das principais dicas para organizar documentos é saber o que é realmente necessário manter guardado em casa e por quanto tempo. Antes de decidir onde e como arquivar toda sua papelada, separe primeiro e organize os papeis e documentos que são mais importantes para você e sua rotina, passando somente mais tarde para os papeis menos urgentes.

Dicas para organizar documentos no seu escritório

– Evite acumular papeis em sua mesa de trabalho: é comum que muitos papeis acabem se acumulando sobre a mesa muitas vezes apenas pela falta de uma lixeira próxima. Sempre tenha um cesto de lixo por perto para evitar o acumulo de papeis desnecessários. Se os documentos que estão sobre a mesa precisam mesmo ficar ali, organize com uma bandeja empilhável.

– Pense bem antes de imprimir algum documento: sempre reflita antes de mandar imprimir qualquer documento ou papel aparentemente importante que chega em sua caixa de email. Antes de imprimir sempre se questione se é realmente necessário ter aquele documento impresso ou se você não pode continuar mantendo apenas em formato digital.

– Junte tudo o que pode ser importante: faça uma busca pela casa ou trabalho de todos os papéis que podem ser importantes, selecionando em categorias como notas fiscais e recibos. Se o número de documentos for muito grande, procure caixas para mantê-lo guardados e organizados.

– Transforme pilhas de documentos em arquivos organizados: o primeiro paço é escolher uma pilha qualquer de documentos e ir criando uma lista de categorias do que for encontrando. Isso vai te ajudar a ter ideia de que tipos de arquivo você precisará criar. Pesquisas já indicaram que cerca de 80% dos papéis que foram arquivados não chegam a ser procurados novamente. Por isso a importância de sempre questionar se realmente precisa do documento antes de arquivá-lo. Se ele for necessário por razões legais ou tributárias, sempre arquive, a menos que haja uma cópia já arquivada.

– Crie um arquivo: a melhor dica para organizar seus documentos é categorizando os papeis. O principal motivo para isso é facilitar encontrar o documento no momento em que for necessário. Nomeie as pastas do arquivo com uma palavra que defina os tipos de papeis que estarão arquivados ali. Evite apenas nomear etiquetas subjetivas, como ‘diversos’ nas pastas e arquivos, por ser muito genérico. Se o conteúdo arquivado não for importante suficiente para ganhar um rótulo individual, talvez não seja necessário mantê-lo arquivado.




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