Apesar de a maneira como você escreve um e-mail corporativo não ser motivo para acabar com sua carreira, a etiqueta no e-mail profissional pode influenciar na seriedade de como você será encarado no meio profissional. Além disso, o tipo de e-mail enviado por você pode afetar a possível camaradagem nesse ambiente de trabalho. Para evitar constrangimentos, confira 8 dicas de etiqueta para emails profissionais.
Preste atenção nas 8 dicas de etiqueta para e-mails profissionais
1. Tenha certeza: antes de enviar o e-mail, certifique-se de que a lista de destinatários está correta e só envie quando tiver essa certeza. É comum que as pessoas se enganem e encaminhem, por exemplo, o e-mail que um colega chato enviou, com comentários, para ele mesmo, em vez de outro colega. Sempre confira o campo destinatário de seu e-mail para evitar que este termine em mãos erradas.
2. Aposte nas gentilezas: o e-mail profissional deve ser curto e sincero, mas é importante lembrar que algumas gentilezas podem ajudar na efetividade da mensagem. Escrever um comentário sobre o tempo ou encerrar com um desejo de bom final de semana não tomará muito tempo e ainda pode fazer com que sua mensagem seja melhor recebida.
3. Escreva em tom pessoal: quando um destinatário abre o e-mail e percebe que se trata de um a mensagem montada, repassada para diversas outras pessoas, o destinatário rapidamente entenderá que a mensagem não vale seu tempo. Escreva todas suas mensagens com seu tom pessoal, cortês e profissional ao mesmo tempo, de forma que o destinatário saiba que a mensagem foi escrita especialmente para ele.
4. Peça ajuda: não será muito prático depender do companheiro ou algum colega de quarto para checar todos seus e-mails profissionais. Entretanto, se você estiver compondo uma mensagem de conteúdo especialmente delicado ou importante, peça para um colega de confiança dar uma olhada no texto e checar se você não foi grosseiro, indelicado ou se não ultrapassou algum limite.
5. Seja direto: lembre que um e-mail profissional não pode ser longo e complexo como uma novela mexicana. Se o assunto exigir parágrafos demais para ser tratado por email, talvez seja melhor avaliar a necessidade de uma conversa pessoalmente.
6. Elabore um assunto claro: evite usar, no ambiente corporativo, o assunto de e-mail ‘RE: sem assunto’. Aproveite o assunto para dar à mensagem um título capaz de esclarecer qual o conteúdo da mensagem. Com isso, a chance de seu e-mail se perder na confusão da caixa de entrada do destinatário é bem menor.
7. Anexe conteúdos importantes: se o e-mail tratar de algum documento ou outro conteúdo mencionado anteriormente, aproveite para anexá-lo novamente ao destinatário, de forma a garantir que ele saiba mesmo do que você está falando. E, claro, não se esqueça de ter certeza de que o anexo que você deseja enviar foi devidamente incluído.
8. Evite os e-mails com cópia: mandar para seu chefe uma cópia do e-mail que enviou ao colega pode acabar resultando em uma certa tensão. Aproveite o recurso da cópia oculta, de forma que as pessoas fiquem atualizadas sobre determinado assunto, mas sem fazer referência direta ao destinatário principal.
Ao aplicar as 8 dicas de etiqueta para e-mails profissionais, você obterá resultados melhores no envio de mensagens pela internet.